La conduite de réunion

L’évolution du métier de travailleur social au sein de différentes institutions amène les professionnels à devoir animer des réunions d’équipe. Le rôle d’animateur de réunion nécessite la maitrise de différentes compétences transverses, de savoir-être, de savoir-faire et de savoir communiquer, qui concourent à rendre efficace ce temps de rencontre professionnel. Les réunions spécifiques mises en place contribuent, à leurs différents niveaux, au fonctionnement du service et à l’accompagnement des projets individualisés des personnes accueillies.

Dans un contexte institutionnel repéré, il est essentiel pour ces professionnels de maitriser la gestion des réunions d’équipe en termes de temps, de parole et d’ordre du jour tout en favorisant la participation active de chacun des membres de l’équipe dans la volonté de créer un collectif de travail.

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Personnels éducatifs travaillant en institution MECS, Maison d’enfants, PJJ, ITEP. Educateur Spécialisé, Moniteur Educateur, Aide Médico Psychologique…

DUREE

De 3 à 6 journées (programme modulable en fonction de vos besoins)

OBJECTIFS

•          Savoir animer une réunion d’équipe
•          Développer les compétences nécessaires pour gérer le temps et favoriser la participation 
  
•          Construire la cohérence du travail d’équipe
  
•          Développer ses qualités d’animateur de réunion
•          Maitriser les outils et les méthodes pour proposer une animation dynamique des réunions

PROGRAMME

Clarifier les rôles et responsabilités de l’animateur de réunion

•          Retours sur l’expérience de chacun des participants
•          Les représentations liées à la fonction d’animateur de réunion
•          La conception de chacun quant à son propre rôle d’animateur
•          Les différents types de réunions et leurs objectifs spécifiques
•          Les enjeux et les limites des réunions 

Identifier les paramètres de base pour l’organisation des réunions

•          Situer l’objectif de la réunion
•          Préparer la check-list
•          Connaitre les participants
•          Clarifier l’objectif réel et concret de la réunion

Organiser la réunion et définir les objectifs

•          Les points de vigilance
•          Les différents types de réunion
•          L’organisation matérielle
•          Le cadrage de la réunion
•          La structuration de l’ordre du jour
•          La définition du timing

Ouvrir efficacement une réunion

•          L’accroche et les 3 premières minutes
•          Les techniques d’animation pour un tour de table rapide et efficace
•          Le cadrage et la définition des objectifs à l’ouverture
•          La distribution des rôles opérationnels

Faciliter, dynamiser et cadrer les échanges ?

•          Gérer la prise de parole, faciliter l’expression
•          Organiser les débats
•          Optimiser l'utilisation des outils
•          Maintenir des échanges centrés sur le sujet
•          Faire des synthèses intermédiaires
•          Gérer le rythme et le temps

Repérer et maitriser les compétences essentielles de l’animateur de réunion

•          Maitriser les techniques d’expression
•          Travailler avec les techniques d’écoute
•          Savoir observer les attitudes des participants
•          Savoir écouter et questionner pour faire participer
•          Savoir relancer les échanges et la motivation
•          Reformuler les informations essentielles

Gérer les échanges à travers les personnalités représentées

•          Comprendre et réguler les processus de groupe
•          Repérer les phénomènes de groupe afin de mieux les utiliser
•          Identifier les rôles adoptés par les participants
•          Canaliser les leaders

Repérer et gérer les situations particulières

•          Faire face aux situations délicates : gestion du stress, des conflits, des personnalités difficiles…
•          Savoir gérer les imprévus

Développer des capacités de synthèse

•          Savoir synthétiser le contenu global de la réunion
•          Resituer les différents débats

Prendre des décisions claires et comprises par les participants

•          Prendre une décision consensuelle
•          Prendre une décision « parlementaire »
•          Prendre une décision autoritaire
•          Resituer la décision en tant que fil conducteur du travail de l’équipe

Savoir situer les décisions prises en réunion en tant que colonne vertébrale du travail d’équipe

•          Définir un plan d’action et son suivi : le qui fait quoi ?
•          Engager les participants
•          Traiter les questions diverses
•          Evaluer la réunion

Maitriser la rédaction du compte rendu

•          Le compte-rendu : qui, quand, quoi, pourquoi ?
•          Favoriser la prise de notes
•          Garantir la rédaction et l’utilisation d’un compte rendu clair et concis
•          Valider le compte rendu

MODALITES PEDAGOGIQUES

• Apports théoriques
• Interaction entre stagiaires et intervenants à partir des expériences de chacun
• Mises en situation concrètes

INTERVENANT

Matthieu MELCHIORI : Diplômé Etat DEES et CAFERUIS, ancien chef de service éducatif, conseiller éducatif, créateur du concept Cabinet Education Conseil - service de guidance parentale, accompagnement éducatif et formation-soutien

Ce programme, donné à titre d’information, peut être amélioré et adapté à vos besoins. Les dates seront organisées en fonction de vos disponibilités.